Objectifs :
Au regard du nombre important des documents papiers à gérer au quotidien, il était impérieux de passer à la dématérialisation de certains processus et à l’archivage systématique de tous les documents importants ainsi que des dossiers des droits miniers et de carrières stockés dans la salle des archives.
Cette formation a pour objectif de faire comprendre, aux participants, les enjeux et les apports de la dématérialisation dans les différents domaines stratégiques de toute institution, les standards actuels du marché, l’archivage, la GED (Gestion Electronique de Documents), la sécurité ainsi que les solutions techniques disponibles.
Plus spécifiquement, cette formation permettra aux participants de :
Connaître les différents éléments intervenant dans une solution de GED, leurs contraintes, caractéristiques, etc.
Connaître les différentes applications possibles d’un système GED
Identifier les spécifications techniques d’un système GED, et sa relation avec une solution de Workflow
Acquérir une méthodologie de conduite de projet et évaluer les effets de l’implantation du système
Contenu :
Anatomie d’un système de GED
Les fonctions du système : acquisition, traitement (base de données, base d’images, indexation, mise à jour)
Gestion des formulaires, circulation et diffusion des documents, archivage électronique….
Typologie de l’offre logicielle
L’évaluation des volumes
La reprise de l’existant
L’interface avec d’autres outils : Workflow, Groupware, Intranet…
Rôle et missions des différents acteurs de la procédure
Direction Générale
Documentalistes, archivistes
Service informatique, utilisateurs, direction des ressources humaines, etc
Accès et sécurité
Pour la réussite du projet
Identification des acteurs nécessaires du projet pour sa réussite
Définition des tâches, intégration des contraintes, affectation des ressources
Planification des tâches : plan de charge des ressources, calendrier, chemin critique
La mise en place d’un plan d’assurance qualité et la maîtrise de la documentation
Les actions d’accompagnement au changement et l’évolution de l’organisation du travail
Le plan de formation des utilisateurs
Synthèse, recommandations et évaluations
Méthodes pédagogiques :
L’approche pédagogique de AID combine des présentations magistrales, des tables rondes, des exercices de simulation et des mises en situations. Elle met l’accent sur des applications pratiques grâce à des études de cas concrets et des discussions en groupes de travail.
Des visites, des voyages d’études et des interventions de professionnels et hommes de terrain sont également privilégiés dans les formations de AID pour un apprentissage entre pairs et afin d’impacter les connaissances et les compétences des participants. Ceux-ci bénéficient également d’un accompagnement personnalisé adapté à leurs besoins et aux spécificités de leurs institutions.